De grote fout die iedereen maakt met roadmaps
Hey jij daar, Product Owner! Ja, ik heb het tegen jou! Als ik je nu zou vragen om de roadmap voor je product te laten zien… Hoe ziet die er dan uit?
Ik denk dat de kans bijna 100% is dat je roadmap er van een afstandje ongeveer zo uit ziet:
Staan er in jouw roadmap ook weeknummers? Of maanden? Kwartalen?
En hoeveel vrijheid heb je eigenlijk om iets wat in de toekomst gepland staat nog te wijzigen, weg te halen of te vervangen?
En hoe vaak heb jij stakeholders die komen vragen: “wanneer kan deze feature af zijn”? Of “dit stond toch gepland voor dit kwartaal, waarom is het dan nog niet af”?
Bekruipt je soms ook wel eens het gevoel dat je eigenlijk steeds meer een waterval projectmanager dreigt te worden?
Herken je dit? Dan is het nu tijd voor actie!
Twee werelden die botsen
Het goede nieuws is: je bent niet de enige die worstelt met roadmaps! Maar wat gaat er nou vaak mis in de dynamiek rondom roadmaps? Vaak is de verklaring eenvoudig:
De roadmap is in veel bedrijven de enige gemene deler tussen Agile productontwikkeling en non-Agile afdelingen of processen.
Een voorbeeld uit de praktijk, ongetwijfeld herkenbaar voor velen. Het product team werkt Agile via de Scrum methodiek. Maar het marketing team werkt met traditionele waterval projecten en jaarplannen. Wat gebeurt er vervolgens?
Het product team plant samen met de PO sprints van 2 weken, en kan per sprint bepalen welke werkzaamheden prioriteit krijgen. Het marketing team daarentegen komt in december bij elkaar om de plannen en campagnes voor het hele volgende jaar in chronologische volgorde onder elkaar te zetten.
Logischerwijs wil het marketing team dus in December al weten van het product team wanneer feature X gelanceerd gaat worden in Q3 van het jaar erna, zodat ze de bijbehorende lanceringscampagne kunnen inplannen.
Het product team weet echter nog helemaal niet wanneer deze feature af zal zijn. En er is zelfs de mogelijkheid dat de feature helemaal niet gebouwd gaat worden, op basis van veranderende omstandigheden of gebruikersfeedback.
Met als gevolg… Roadmap Trap
Het botsen van de Agile werkwijze en de meer traditionele waterval werkwijze leidt in de praktijk meestal tot frustratie. Als Product Owner krijg je de vraag om je roadmap voor het hele jaar vooraf in te dienen en te laten goedkeuren door het management. Of nog erger: het management prioriteert een set aan features die geïmplementeerd moeten worden in het volgende kwartaal, en van jou wordt een commitment verwacht om die te gaan bouwen.
Het resultaat is dat je als Product Owner geen controle meer hebt over je roadmap en backlog. Blijkt er een extra sprint nodig om een feature te verbeteren? Jij wordt op het matje geroepen waarom je niet “on track” bent op je roadmap. Blijkt een gelanceerde feature door klanten niet goed ontvangen te worden? Jij bent met je team al bezig met de volgende feature, en kunt er niks meer aan doen.
Al vrij snel voelt het alsof je compleet vastzit in dit stramien. De vooraf uitgestippelde roadmap wordt heilig. Met als gevolg dat je als Agile product team niet meer kunt leren en itereren. Terwijl dat juist de twee fundamenten zijn van Agile werken: omarmen dat je vooraf niet alles weet, en in kleine iteraties zo snel mogelijk leren wat wel en niet werkt.
Weg met je roadmap!
Tijd om uit deze valkuil te stappen. En het belangrijkste advies wat ik je ga geven:
Stop met traditionele roadmaps maken
Deadlines en roadmaps is niet waar productontwikkeling in de kern om draait. Je wilt maximale waarde toevoegen voor je gebruikers, zodat die tevreden zijn met je product. Tegelijkertijd weet niemand in je organisatie precies wat dat betekent. Jouw baan als Product Owner is om dat uit te zoeken, en er naar te handelen.
Stop daarom met de verwachting scheppen dat je ontwikkelproces volledig voorspelbaar en planbaar is. Dat is het niet. Als je deze week met 10 gebruikers praat zul je nieuwe inzichten op doen die nu gegarandeerd nog niet op je roadmap staan.
Tegelijk hoor ik je nu al vragen: “Ja maar ik moet toch wel kunnen laten zien wat ik allemaal van plan ben?”. Absoluut waar! Maar dat kan ook zonder een roadmap in de klassieke zin.
Start met Now-Next-Later
Een alternatieve manier om je roadmap te visualiseren is het Now-Next-Later framework (bedacht door Janna Bastow van ProdPad). Hiermee deel je je roadmap op in 3 kolommen:
Now - Waar ben je nu en op korte termijn mee bezig? Dit zijn uitgewerkte initiatieven, waarvan je al een redelijk idee hebt van de scope en hoeveel tijd ze ongeveer in beslag gaan nemen van het team. Qua tijdshorizon zijn dit je komende paar sprints.
Next - Wat ga je direct daarna oppakken? Dit zijn de hoogst geprioriteerde initiatieven waar je mee aan de slag wilt zodra het huidige werk afgerond is. Deze initiatieven zijn nog minder gedetailleerd uitgewerkt, en de scope is soms nog niet helemaal helder. Dit kunnen ook initiatieven zijn die afhankelijk zijn van waar je in de Now kolom mee bezig bent.
Later - Wat staat er voor later op het ideenlijstje? Deze initiatieven zijn nog wazig, misschien alleen nog one-liners zonder uitwerking. De (technische) oplossingen zijn nog onduidelijk. Deze initiatieven ga je verder uitwerken naarmate je vordert in je Now en Next werkzaamheden.
Het belangrijkste voordeel van deze manier van roadmaps maken: je noemt geen specifieke tijdslijn, je laat enkel de prioriteiten zien. Bovendien omarm je dat het werk dat verder in de toekomst ligt veel waziger en onzekerder is dan de dingen waar je al mee bezig bent.
In mijn ervaring past dit roadmap format veel beter bij Agile productontwikkeling. Je haalt de discussie hiermee weg van deadlines en tijdslijnen, en hebt het meer over initiatieven en prioriteiten. En dat zijn de waardevolle discussies die je zou moeten voeren!
Oefening: maak je eigen Now-Next-Later plan
Ik heb je in het kort de problemen met een traditionele roadmap laten zien, en de basis van het Now-Next-Later format uitgelegd. Een interessante oefening die je zelf zou kunnen doen:
Maak eens je eigen Now-Next-Later plan, op basis van je meest belangrijke initiatieven of epics. In welke kolommen zouden ze landen? Met hoeveel initiatieven ben je eigenlijk tegelijk bezig?